第一章  总则

第一条  为进一步规范学校档案工作，提高档案管理工作水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在学校事业发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《普通高等学校档案管理办法》《安徽省档案条例》《安徽省高等学校档案管理实施办法》等要求，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条  坚持“党管档案”原则，加强学校党委对档案工作的领导，将档案工作纳入学校整体发展规划，从人力、财力、物力等方面保证档案工作开展的需要。

第四条  档案工作是学校一项重要的基础性工作，学校档案工作实行各类档案集中统一管理制度。学校档案部门既是学校档案工作的职能管理部门，也是保存和提供利用学校档案资料的机构。

第二章  管理体制、机构设置与人员配备

第五条  学校档案工作委员会是全校档案工作的协调机构，对档案工作进行统一领导，校党委书记、校长任主任委员，副书记、副校长任副主任委员，成员包括相关职能部门负责人。委员会下设办公室，学校党政办公室负责人任办公室主任。

第六条  档案工作由学校主要负责人分管，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）负责将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划，促进档案工作与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案用房、发展档案事业所需设施以及经费等；

（四）推进学校档案事业的建设与发展，听取学校档案工作汇报，及时研究并解决档案工作中出现的重要问题。

第七条  学校设立专门的档案管理机构，主要职责是：

（一）贯彻执行国家、安徽省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合管理学校档案工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责收集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制档案检索工具，开发档案信息资源，做好档案服务利用工作；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

（八）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导；

（九）开展档案学术研究和交流活动；

（十）完成领导交办的其他工作。

第八条  建立健全学校档案工作体系。各教学单位、机关各部门应明确1名负责人分管本单位的档案工作，并配备至少1名兼职档案员。其职责如下：

（一）档案工作负责人

1.负责组织本单位相关人员学习贯彻档案工作有关法律、政策和规章制度，将档案工作纳入本单位的工作计划和兼职档案员的岗位职责。

2.根据本单位立卷归档的工作量配备兼职档案员，保障兼职档案员完成档案工作必需的时间和条件，并作为年度考核的一项重要内容，督促兼职档案员将本单位应归档的文件材料按时向学校档案部门移交。

（二）兼职档案员

各单位兼职档案员应保持相对稳定，负责本单位文件材料的收集、整理、立卷和归档，主动接受学校档案部门的业务指导和督促检查，根据学校档案工作的有关规定，完整、规范、按时完成本单位各类文件材料的立卷归档工作。

第九条  档案工作人员要忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备档案专业知识和一定的科学文化知识，积极参加档案专业人员继续教育活动，完成规定的继续教育学时。档案工作人员中的涉密人员，要按照相关法律法规规定予以审查批准。

第三章  条件保障

第十条  学校档案工作所需经费单独立项，列入学校预算，保证档案工作的需求。学校根据需要划拨资金，用于档案工作所需的装具、设备及人员培训等业务需求。

第十一条  学校档案库房建设要符合安全标准，配备符合要求的档案库房和管理设施。档案库房要自成体系，库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储发展空间。

第十二条学校及时配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障学校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第四章  档案管理

第十三条  建立和完善文件材料归档制度，并纳入学校教学、科研、管理人员的职责范围，做到每项教学、科研、管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十四条  档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十五条  学校实行文件材料形成单位（部门）、课题组立卷归档制度。各单位兼职档案员应做好日常文件材料的收集、整理工作，按时向学校档案部门移交。

第十六条  学校教职员工在从事教学、科研和管理等职务活动形成的有保存价值的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何单位和个人不得拒绝归档或据为己有。鼓励社会组织和个人向学校档案部门移交、捐赠档案。

第十七条  纸质文件材料和电子文件材料同步归档，包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委等组织业务活动过程中产生的有保存价值的各种文件材料；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的产生的有保存价值的各种文件材料；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》的相关规定执行。

（四）科研类：按国家档案局、科学技术部发布的《科学技术研究档案管理规定》和《科学技术研究课题档案管理规范》执行。

（五）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》执行。

（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

（七）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（八）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。

（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。

（十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》执行。

（十一）会议类：主要包括党委会、校长办公会、领导周例会及其他专题会等会议记录；党代会、工代会、教代会等各种大型专题会议文件材料。

（十二）声像类：主要包括学校各种职能活动过程中产生的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等不同载体及相应的文字材料。

（十三）实物类：主要包括学校在各种职能活动中获得的奖状（证书）、奖杯、奖旗、奖牌、礼品等实物。

（十四）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，学生管理部门按照上级有关规定执行。

（十五）人事类：纳入高等学校管理的教职工人事档案按中共中央组织部干部人事档案管理的有关规定执行。

（十六）学校发展需要归档的其他材料。

第十八条  归档时间与质量要求

（一）归档时间

1.学校各部门、各单位形成的党群、行政、外事、出版物等文书类文件材料，经系统整理后在次年6月底前归档；

2.各教学部门和相关职能部门形成的教学类文件材料，经系统整理后应在次年9月底前归档；

3.科研类档案应在项目验收后2个月内归档；

4.基建类档案应在项目竣工验收后3个月内归档；

5.财会类档案由档案生成单位保管1-2年，期满后的次年6月底前归档；

6.声像类档案在文件形成的年终归档，重要的应随时归档；

7.实物类档案（学校各项活动中形成的有纪念意义或有保存价值的物品）应随时归档；

8.重大活动、突发事件相关档案应在相应活动或事件结束后1个月内归档。

9.上级规定应移交的档案应按要求随时移交。

（二）质量要求

1.归档的文件材料应当齐全完整。纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本校文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

2.归档的文件材料应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷。

3.纸质归档文件应用纸规范、质地优良，字迹、印信等应清晰、完整、耐久，应标明责任者和成文时间，使用黑色签字笔书写，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等书写。文集、学位论文等装订应采用线装或无线胶装。

4.声像文件归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

5.纸质文件应与电子文件双套归档。电子文件的归档要按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与电子档案管理规范》执行。

第十九条  全校各独立建制单位均为立档单位，学校档案部门按立档单位接收文件材料并填写移交目录（清单），双方在移交目录（清单）签字后，各执一份存档，以备查验证。

第二十条  学校档案部门对档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具，按照档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，结合学校实际，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满，已失去保存价值的档案，经鉴定并登记造册报学校有关领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条  建立健全档案安全管理制度。对档案进行定期安全检查，切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体等工作，确保档案安全。

第二十二条  加强对涉密档案的管理。涉密档案密级的变更和解密，按照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的相关规定办理。

第二十三条  档案信息化建设纳入学校信息化整体发展规划，采取措施保障档案信息安全，不断提升学校档案管理现代化水平。

第二十四条  建立档案统计制度，定期对档案的接收、整理、保管、利用等情况进行统计，按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计报表。

第五章  档案的开发与利用

第二十五条  学校档案部门要采取多种措施，积极开发档案信息资源，加强档案编研工作，提高档案利用率，主动为学校中心工作和其他各项工作服务。

第二十六条  任何单位和个人查阅学校档案部门保存的档案，均须出示单位介绍信或持有个人身份证等合法证明，在履行相关登记、审批手续后方可查阅。境外组织或个人需利用学校档案的，均要按照国家有关规定办理。

第二十七条  查阅、摘录、复制未开放的档案，应经学校党政办公室负责人批准，并根据需要经档案形成单位或者本人同意，必要时报请学校主要负责人审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案部门优先提供。

第二十八条  学校档案部门是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校档案材料证明章的档案复制件与档案原件具有同等效力。

第二十九条  学校档案部门应编制配套档案检索工具，建立健全档案信息查询系统，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第三十条  学校档案部门要采取多种形式，积极开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识。

第六章  奖励与惩罚

第三十一条  学校档案工作建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，对表现突出的单位或个人，给予表彰与奖励。

（一）在档案的收集、整理、保管、利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案信息化建设工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十二条  有下列行为之一的，学校对直接负责的经办人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附则

第三十三条  本办法由学校党政办公室负责解释。

第三十四条  本办法自印发之日起施行。原《淮南师范学院档案管理办法》（校政办〔2013〕7号）同时废止。

来源：淮南师范学院信息公开网

关键词：档案管理,管理体制,管理办法